Thư ký v* trợ lý h*nh ch*nh
1. Các tình huống trong nghề thư ký
X* lý các tình huống khó khăn m* không cần bất kỳ sự trợ giúp l* một trong những nhiệm vụ ch*nh của một thư ký. Một thư ký có thể phải đối mặt với vấn đề quản lý, điều h*nh; cô ấy đã sắp xếp chúng ra ng*y của riêng mình m* không cần sự can thiệp của quản lý cấp cao.
Một thư ký sẽ phải ghi chép v* ch*nh tả từ các ông chủ cho việc soạn thảo thư từ hoặc thực hiện công việc. Cô ấy có thể thể ghi ch*nh tả v* ghi lại nó sau n*y hoặc viết nó xuống.
Sẽ phải lưu giữ hồ sơ về các cuộc hẹn v* đảm bảo rằng mỗi người đều được tiến h*nh trôi chảy v* đúng thời hạn. Theo dõi cho việc tham dự, địa điểm đặt phòng, sắp xếp các t*p sách, bút chì, chai nước, ly, vv cũng có những nhiệm vụ của một thư ký.
Trợ lý h*nh ch*nh v* thư ký phải chịu trách nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh hiệu quả. Họ tổ chức v* nộp hồ sơ quan trọng, giao tiếp với khách h*ng v* các nhân viên khác, các cuộc hẹn lịch cho quản lý, phối hợp phòng du lịch v* khách.
Tổ chức sự kiện trực tuyến l* một trách nhiệm lớn đối với thư ký v* quản lý văn phòng – bao gồm các công việc liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của khách h*ng . Tất cả các việc đặt phòng, đặt vé có thể được thực hiện trực tuyến, l*m cho to*n bộ quá trình sắp xếp hợp lý hơn v* hiệu quả. Một người thư ký phải l*m tốt việc đặt vé đi du lịch, chỗ ở, địa điểm, ăn uống, dịch vụ (như thuê xe hoặc chụp ảnh). Ngo*i ra, họ còn có thể s* dụng công cụ lịch trực tuyến để đảm bảo chắc chắn rằng tất cả mọi người đều có bản kế hoạch được c*p nh*t từng ng*y
2. Thư ký v* trợ lý h*nh ch*nh
Thư ký v* trợ lý h*nh ch*nh phải biết l*m thế n*o để s* dụng máy photocopy, máy quét điện t*, công nghệ viễn thông v* máy fax. Họ cũng s* dụng máy t*nh để viết báo cáo, phát triển các b*i thuyết trình với phương tiện trực quan s* dụng công nghệ xuất bản máy t*nh để b*n, điện t* lưu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu, v* phát triển các bảng t*nh. Trợ lý h*nh ch*nh v* thư ký cũng đặt mua v*t tư văn phòng, lấy hồ sơ, v* nói chuyện với các nh* cung cấp để thương lượng giá cả, cũng như điện thoại trả lời. Bây giờ l* trợ lý h*nh ch*nh v* thư ký d*nh *t thời gian chuẩn bị từ x* lý văn bản v* sao chép, họ thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ tổ chức nhiều hơn cho quản lý. Tại nhiều công ty, họ l*m việc theo nhóm.
Thư ký bao quát rộng hơn, ngo*i các nghiệp vụ thông thường, người Thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, t*i ch*nh, nhân sự, tổng hợp v* quản trị. Các chức năng n*y được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất l* x* lý thư t*n, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản v* các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi. Không những thế, họ còn l* người l*m việc với các Công ty y t*i ch*nh, ngân h*ng, bảo hiểm, dịch vụ nh* đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các Lu*t sư l*m việc với Tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nh* quản lý cấp cao.
3. Nhiệm vụ thư ký
Các nhiệm vụ có thể thay đổi tùy theo t*nh chất v* quy mô của tổ chức. Đây có thể bao gồm việc quản lý ngân sách v* l*m sổ sách kế toán, tham dự các cuộc gọi điện thoại, x* lý khách, duy trì trang web, v* thu xếp đi.Thư ký có thể quản lý tất cả các chi tiết h*nh ch*nh của chạy một hội nghị cấp cao hoặc sắp xếp phục vụ cho một cuộc họp ăn trưa điển hình. Thông thường nh* điều h*nh sẽ yêu cầu trợ lý của mình để có những phút tại các cuộc họp v* chuẩn bị t*i liệu họp xem xét. Xem tại website: http://gec.edu.vn/
Tương tự như v*y, các quốc gia của chúng tôi có một thư ký của nh* nước, không phải l* một chuyên nghiệp h*nh ch*nh của Nh* nước. V* hầu hết các tiểu bang đòi hỏi mỗi công ty có văn phòng tại nh* của mình ở trạng thái đó để đăng ký với thư ký của Nh* nước.
Người thư ký v* công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy t*nh v* các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng
Đòi hỏi người thư ký ng*y nay phải phát huy t*nh chủ động, năng lực sáng tạo v* phải biết s* dụng thông thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi t*nh, máy fax, máy photocopy, máy ghi âm, v.v… để x* lý thông tin kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Người thư ký trong văn phòng hiện đại ng*y nay phải có khả năng phục vụ được nhiều người phụ trách ngang cấp v* phải đảm bảo được kết của những người phụ trách. Người thư ký có thể gặp một số khó khăn sau:
Phần lớn các thư k* đều cảm thấy thoải mái với nhiệm vụ cơ bản của mình như trả lời điện thoại để tìm hiểu v* nắm giữ thông tin, tổ chức các cuộc họp v* thực hiện một loạt các công việc h*nh ch*nh khác. Nhưng ng*y n*y, hầu hết các nhiệm vụ n*y đều thực hiện trên máy t*nh điện t*, v* thư ký phải luôn nâng cao trình độ v* các kỹ năng của mình
Nguồn: http://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-v...van-phong.html
