Thư ký cánh tay đắc lực của giám đốc
1. Nghĩa vụ của thư ký văn phòng
Thư ký thực hiện chức năng quản lý điển hình như trả lời điện thoại, gõ thư từ v* nộp hồ sơ khách h*ng. Tuy nhiên, họ l*m điều đó trong văn phòng bác sĩ, bệnh viện hay cơ sở y tế khác, s* dụng kiến thức của họ về các thu*t ngữ v* các thủ tục y tế. Họ cũng phải l*m quen với x* lý yêu cầu bảo hiểm y tế v* lưu giữ hồ sơ y tế được bảo m*t. Nghề nghiệp của họ có nhiều lợi thế v* bất lợi.
Chỉ từ khi kinh tế đất nước phát triển, quan hệ giao thương rộng mở, giao lưu học t*p, đổi mới về phương pháp tổ chức, quản lý kinh doanh được khuyến kh*ch đẩy mạnh dẫn đến xu hướng hiện đại hoá trong các văn phòng hiện đại ng*y nay. Ch*nh xu hướng n*y đã đem lại cho nghề thư ký mới môi trường phát triển mới, nhiều đòi hỏi v* th* thách cũng như nhiều cơ hội thăng tiến hơn.
Một hệ quả khác của việc mở c*a nền kinh tế, tự do hóa, đa dạng hóa nền kinh tế đã khiến các tổ chức kinh doanh trong nước có thêm rất nhiều đối thủ cạnh tranh l*m cho vai trò của người lãnh đạo ng*y c*ng hết sức nặng nề, khó khăn. Do v*y, để có thể điều h*nh doanh nghiệp hiệu quả, để doanh nghiệp không chỉ tồn tại m* còn ng*y c*ng phát triển theo xu hướng của thời đại, cấp lãnh đạo cần có sự hỗ trợ về công việc nhất l* công việc mang t*nh sự vụ để có thêm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn... Vì thế, lao động của người thư ký như một trong những trợ thủ đắc lực nhất của lãnh đạo ng*y c*ng trở nên một nhu cầu thực tế v* thiết yếu đặc biệt l* trong các tổ chức kinh doanh.
2. Những lợi *ch của thư ký đối với giám đốc
Bên cạnh đó, thực tế công việc v* những phấn đấu, th*nh công của nhiều thư ký đã dần dần thay đổi những tư tưởng hẹp hòi v* định kiến về nghề thư ký, c*ng tăng thêm cơ hội thăng tiến cho người thư ký không chỉ trong nghề nghiệp m* quan niệm xã hội về nghề thư ký ch*nh xác, t*ch cực hơn l*m cho địa vị xã hội của nghề n*y cũng được nâng lên.
Một lợi *ch vô hình để trở th*nh một thư ký y tế l* cơ hội để giúp đỡ người dân ở một lĩnh vực y tế, không ai trong số những căng thẳng Hỗ trợ văn phòng cô bác sĩ cung cấp cho cô thỏa mãn tình cảm của đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của ai đó khi họ dưới sự giám sát của giám sát nhân viên y tế v* không chịu trách nhiệm cuối cùng trong cuộc đời của ai đó v* cái chết. Cô ấy có thể l*m cho việc chăm sóc tiếp c*n hơn với một gia đình gặp khó khăn bằng cách x* lý hiệu quả v* ch*nh xác các hình thức bảo hiểm của họ, hoặc giảm bớt nhu cầu thông tin liên lạc của bác sĩ bằng cách soạn một cách ch*nh xác các báo cáo của mình.
Với một yêu cầu công việc đa dạng như v*y, thư k* có cơ hội được học t*p v* nâng cao kiến thức ở nhiều mảng. Th*m ch* sau một thời gian l*m việc v* t*ch lũy kinh nghiệm, nhiều người đã mở được công ty riêng ch*nh bởi thời gian “học việc lương cao” với vị tr* trợ lý/thư k*.
Ngo*i ra, họ sẽ l* những người đại diện cho cấp trên của mình khi giao dịch với những khách h*ng đối tác như ngân h*ng, bảo hiểm, dịch vụ... Khi thay mặt Giám đốc để gặp gỡ, thương thảo, giao dịch với các đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng x* linh động, thông minh… để đại diện cho hình ảnh công ty.
V* với vai trò l* cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh khỏi những chuyến đi d*i. Hoặc khi giữ vai trò người ở lại, người thư ký phải cáng đáng vai trò m* sếp giao lại để công việc luôn trôi chảy. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp, nghề thư ký cần được đ*o tạo b*i bản.
3. Khó khăn trong ng*nh thư ký
Nghề thứ ký không dễ d*ng chút n*o, do ch*nh sự quá gần gũi với giám đốc nên khiến các thư ký phải th*t cẩn trọng trong từng h*nh động của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng l* “sếp thứ hai” trong công ty. Đó l* trong công ty, còn đối với khách h*ng, khó khăn cũng không kém phần chút n*o. Nếu thư ký không nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, khách h*ng sẽ cảm thấy thư ký l* một r*o cản quá lớn giữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nản v* thất vọng của khách h*ng sẽ phát sinh từ đó. Xem tham khảo tại: www.gec.edu.vn
Các hình thức cơ bản của vấn đề l* như sau: tưởng tượng một quản trị viên sẵn s*ng để thuê thư ký tốt nhất của n ứng rankable cho một vị tr*. Các ứng viên được phỏng vấn từng người một theo thứ tự ngẫu nhiên. Một quyết định về mỗi đương đơn đặc biệt l* phải được thực hiện ngay l*p tức sau khi phỏng vấn. Sau khi bị từ chối, người nộp đơn không thể vãn hồi. Trong cuộc phỏng vấn, người quản trị có thể xếp hạng các ứng viên trong tất cả các ứng viên được phỏng vấn cho đến nay, nhưng không hề biết gì về chất lượng của các ứng viên chưa vô hình.
Câu hỏi đặt ra l* về các chiến lược tối ưu để tối đa hóa khả năng lựa chọn các ứng viên tốt nhất. Nếu quyết định có thể được hoãn lại đến cuối cùng, điều n*y có thể được giải quyết bằng các thu*t toán đơn giản tối đa lựa chọn theo dõi tối đa hoạt động (v* những người đạt được nó), v* chọn tối đa tổng thể v*o cuối. Sự khó khăn l* các quyết định phải được thực hiện ngay l*p tức.
Nguồn: http://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-v...van-phong.html
