Nghề thư ký áp lực trở th*nh người ho*n hảo
1. Nghề thư ký chuyên nghiệp
Thư ký l* các chuyên gia h*nh ch*nh những người quản lý các hoạt động văn phòng v* thực hiện nhiệm vụ giáo sĩ khác nhau. Họ hỗ trợ nhân viên, các cuộc hẹn t*p, lưu thông mail, trả lời điện thoại v* tổ chức các file trên máy t*nh v* giấy. Nhiều giờ l*m việc có thể được chi tiêu ngồi ở b*n trên một cơ sở h*ng ng*y.
Cá nhân có bằng tốt nghiệp trung học v* máy t*nh văn phòng v* khả năng cơ bản thường có thể có được thuê cho các công việc thư ký. Tùy chọn cho việc thu th*p các kỹ năng cơ bản bao gồm các trường cao đẳng cộng đồng, trường dạy nghề v* các công ty giới thiệu việc l*m. Nhiều thư ký có được đ*o tạo trong quá trình l*m việc để tăng cường khả năng của mình.
Một thư ký chuyên nghiệp, thường được biết đến như l* một trợ lý h*nh ch*nh, điều h*nh, hoạt động như một c*a ngõ giữa khách h*ng v* nhân viên của một doanh nghiệp. Ngo*i ra, một thư ký chuyên nghiệp có thể tiến h*nh các cuộc điều tra điện thoại hoặc thực hiện yêu cầu thay mặt cho chủ nhân của mình.
Thư ký l* một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều h*nh trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ h*nh ch*nh, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
2. Áp lực trong ng*nh thư ký*
Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi l* thư lại. Ng*y nay chức năng, nhiệm vụ v* công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở th*nh một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.
Đây l* một vị tr* cao trong nội bộ công ty/tổ chức nên áp lực l*m việc lớn. Khối lượng công việc đối với nghề n*y th*t sự nhiều, từ những việc đối nội như quản lý nhân sự, tổ chức sự kiện cho công ty tới những việc đối ngoại như tạo mối quan hệ tốt với khách h*ng, quản lý các thủ tục giấy tờ hoạt động kinh doanh.
Với khối lượng công việc nhiều như v*y, khả năng mắc sai sót l* không hiếm – nhất l* đối với những tân c* nhân chưa t*ch lũy được nhiều kinh nghiệm sống. Nhưng một khi đã đặt v*o vị tr* lãnh đạo, các thư k* lại phải l* chuẩn mực để các nhân viên khác trong công ty nhìn v*o, có như v*y mới có khả năng thuyết phục v* ho*n th*nh tốt được trách nhiệm của một cánh tay phải cho các lãnh đạo.
Một thư ký chuyên nghiệp cũng phải x* lý thông tin liên lạc bằng văn bản, bao gồm cả thư, liên lạc văn phòng. Anh ta hoặc cô ta thường sắp xếp các mail, ưu tiên nó v* ném ra khỏi thư rác. Đôi khi anh ta hoặc cô ấy sẽ chuẩn bị câu trả lời cho "chữ ký ông chủ. Một thư ký chuyên nghiệp cũng ưu tiên công việc dựa trên thời hạn v* giao tiếp với những người khác trong văn phòng.
Một thư ký chuyên nghiệp giữ một lịch hẹn của ông chủ "của mình cũng như tất cả các cuộc họp trong văn phòng v* xác định những sự kiện ông chủ cần phải tham dự. Anh ta hoặc cô ta sắp xếp các cam kết của chủ nhân để tránh chồng chéo v* để đảm bảo rằng các ông chủ có đủ thời gian để chuẩn bị cho các cam kết đó. Thông thường, một thư ký chuyên nghiệp chuẩn bị một chương trình nghị sự cho các cuộc họp, sắp xếp cho các thiết bị v* tiện nghi, v* ghi lại các b*i giảng trong cuộc họp.
3. Nghề thư ký phù hợp với ai ?
Không chỉ yêu cầu khắt khe về các mặt kiến thức chuyên môn, thư k* còn phải l* người có kĩ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn v* linh hoạt trong từng câu từng chữ. Kinh nghiệm xương máu cho Kim Ngân từ những ng*y đầu v*o l*m l* việc “dùng từ” trong trao đổi kinh doanh. Công việc của một thư ký Công ty bao gồm không chỉ các nhiệm vụ h*nh ch*nh, nhưng cũng đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định v* tham mưu cho giám đốc về quản trị công ty tốt. Các Diploma nhằm trang bị cho người tham gia với khả năng thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi bằng cách cung cấp các kiến thức chuyên môn v* kỹ năng quan trọng cần thiết cho một thư ký. Xem tham khảo các khóa học tại: www.gec.edu.vn
Chương trình n*y l* phù hợp không chỉ cho giám đốc điều h*nh của những người đã lấy đi trách nhiệm của một Thư ký Công ty, nhưng cũng có những người đang theo đuổi một nghề nghiệp trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp v* tìm kiếm tiến bộ trên một cấp quản lý
Ngo*i những thảo lu*n ở trên, trách nhiệm của một thư ký chuyên nghiệp có thể bao gồm Ngo*i những tiêu chuẩn tối thiểu, một chuyên gia trong khảo cổ học thời tiền s* sẽ có *t nhất một năm học to*n thời gian kinh nghiệm chuyên môn ở cấp giám sát trong nghiên cứu t*i nguyên khảo cổ của thời tiền s*. Một chuyên gia trong khảo cổ học lịch s* phải có *t nhất một năm học to*n thời gian kinh nghiệm chuyên môn ở cấp giám sát trong nghiên cứu t*i nguyên khảo cổ của các thời kỳ lịch s*.
Nguồn: http://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-v...van-phong.html
