Thuáº*n lợi vÃ* khó khăn trong ngÃ*nh thÆ° ký

1. Thư ký văn phòng


Nhân viên văn phòng lÃ*m má»™t chút của tất cả má»�i thứ xung quanh văn phòng. Tùy thuá»™c vÃ*o công việc, nhân viên văn phòng có thể trả lá»�i Ä‘iện thoại, ná»™p hồ sÆ¡, xá»* lý dữ liệu, fax, phong bì nhồi vÃ* gá»*i thÆ°, giao hÃ*ng tin nhắn, chạy việc vặt, phân loại thÆ° đến vÃ* nhiá»�u hÆ¡n nữa.


Má»—i công việc thÆ° ký văn phòng lÃ* má»™t chút khác nhau vÃ* thay đổi theo kiểu văn phòng. VÃ* dụ, má»™t nhân viên bán hÃ*ng tại má»™t công ty tiếp thị sẽ có nhiệm vụ khác nhau hÆ¡n má»™t lÃ*m việc trong má»™t văn phòng bệnh viện. Bắt đầu lÃ* má»™t nhân viên văn phòng, bạn sẽ nhiá»�u hÆ¡n khả năng được lÃ*m má»™t chút tất cả má»�i thứ, nhÆ°ng khi bạn có được những kỹ năng, bạn sẽ có thể chuyên hoặc trở thÃ*nh má»™t ngÆ°á»�i quản lý nhân viên bán hÃ*ng.
Không giống nhÆ° các ngÃ*nh nghá»� khác, nghá»� thÆ° ký luôn Ä‘á»� ra các tiêu chuẩn rất cao vÃ* má»™t trong những tiêu chuẩn cần chú ý đến đầu tiên đó chÃ*nh lÃ* sá»± chuyên nghiệp. Má»™t ngÆ°á»�i thÆ° ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiá»�u vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tÃ*i chÃ*nh, nhân sá»±, quản trị… vÃ* nghiệp vụ văn phòng nhÆ°: Nháº*n Ä‘iện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hÃ*nh chÃ*nh háº*u cần nhÆ° đăng ký vé máy bay, khách sạn…


NgoÃ*i ra những khi sếp Ä‘i công tác, báº*n rá»™n mÃ* có những công việc gấp cần được giải quyết ngay thì thÆ° ký chÃ*nh lÃ* những ngÆ°á»�i lÃ*m các công việc nÃ*y. Gặp gỡ khách hÃ*ng, đối tác để giải quyết công việc nên ngÆ°á»�i thÆ° ký phải có tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng xá»* linh Ä‘á»™ng, thông minh… VÃ* vá»›i vai trò lÃ* cánh tay đắc lá»±c của sếp, công việc thÆ° ký đôi khi không tránh khá»�i những chuyến công tác dÃ*i ngÃ*y. Do đó, để hoÃ*n thÃ*nh được các công việc cÅ©ng nhÆ° đáp ứng được các yêu cầu vá»� nghá»� nghiệp, các ứng viên luôn được Ä‘Ã*o tạo má»™t cách chuyên nghiệp.


2. Các kỹ năng má»�m trong ngÃ*nh thÆ° kýÂ*


Các kỹ năng má»�m nhÆ° kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết vÃ* nói, kỹ năng lên kế hoạch vÃ* óc tổ chức, lÃ*m việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thá»�i gian... thì những Ä‘iá»�u sau chÃ*nh lÃ* yêu cầu căn bản đối vá»›i các ứng viên muốn theo nghá»� thÆ° ký:
Truyá»�n thông: các nhân viên văn phòng có thể nháº*n được cuá»™c gá»�i đến hoặc các thông tin khác có nhu cầu để có được đúng ngÆ°á»�i. Há»� lÃ*m việc chặt chẽ vá»›i nhiá»�u ngÆ°á»�i trong văn phòng vÃ* phải nói rõ rÃ*ng vÃ* có kỹ năng con ngÆ°á»�i tốt
Kỹ năng máy tÃ*nh: quản lý văn phòng sẽ phải lÃ*m việc vá»›i máy tÃ*nh để tạo ra các văn bản xá»* lý văn bản, bảng tÃ*nh, dữ liệu đầu vÃ*o vÃ* nhiá»�u dá»± án khác.
Dịch vụ khách hÃ*ng: nhân viên văn phòng sẽ phải nói chuyện vá»›i ngÆ°á»�i bên ngoÃ*i công ty, bao gồm cả khách hÃ*ng tiá»�m năng.


Chú ý đến chi tiết: Khi thá»±c hiện xá»* lý dữ liệu hay viết thÆ° hoặc các tÃ*i liệu khác, các nhÃ* quản lý văn phòng cần phải giữ cho công việc của há»� miá»…n phÃ* của những sai lầm.
Kỹ năng tổ chức: các nhân viên văn phòng có nhiá»�u công việc khác nhau cùng má»™t lúc. Giữ chúng có tổ chức vÃ* trá»±c tiếp lÃ* rất quan trá»�ng.
Trong công việc hÃ*ng ngÃ*y, những ai muốn có công việc ổn định vÃ* lâu dÃ*i, hãy nên táº*n dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tÃ*ch xem giám đốc lÃ* ngÆ°á»�i nhÆ° thế nÃ*o, ông ta nóng tÃ*nh hay trầm tÄ©nh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay Ä‘a cảm để rồi từ đó tìm ra cho mình má»™t cách ứng xá»* xá»* phù hợp nhất trong má»�i tình huống phát sinh hÃ*ng ngÃ*y. "Nếu giám đốc của bạn lÃ* má»™t ngÆ°á»�i nóng tÃ*nh, hãy cáu gắt, khiếm nhã, bạn đừng cãi lại ông ấy mÃ* hãy chá»� đợi khi giám đốc nguôi cÆ¡n nóng giáº*n của mình để nhắc khéo chuyện cÅ© vừa qua".


3. Vai trò quan trá»�ng của thÆ° kýÂ*


Ä�ối vá»›i những giám đốc có tÃ*nh cách trầm tÄ©nh, quyết Ä‘oán, các thÆ° ký sẽ cần có thái Ä‘á»™ ứng xá»* khác. Những giám đốc kiểu nÃ*y lÃ* ngÆ°á»�i có thần kinh thép, há»� tin vÃ*o sức mạnh của chất xám, thÃ*ch cách suy nghÄ© vÃ* hÃ*nh Ä‘á»™ng mang tÃ*nh trÃ* tuệ. Các thÆ° ký nên tìm cÆ¡ há»™i thể hiện năng lá»±c của mình trong những trÆ°á»�ng hợp cụ thể, nhÆ° Ä‘Æ°a ra má»™t suy nghÄ© dá»± Ä‘oán vá»� hÆ°á»›ng kinh doanh nÃ*o đó, nháº*n xét vụ việc vừa xảy ra má»™t cách sắc sảo, khoa há»�c... Nếu lÃ*m được nhÆ° váº*y, thÆ° ký sẽ lá»�t vÃ*o danh sách những ngÆ°á»�i được giám đốc kÃ*nh nể.


Nhân viên được gá»�i bằng rất nhiá»�u tên gá»�i khác nhau - nhân viên văn phòng hoặc trợ lý văn phòng chỉ lÃ* má»™t vÃ*i trong số há»�. Bất cứ Ä‘iá»�u gì tiêu Ä‘á»� của bạn, vai trò của bạn sẽ được nhiá»�u hÆ¡n hoặc Ã*t hÆ¡n nhÆ° nhau vÃ* bạn sẽ giúp quản lý các nhiệm vụ quản lý thÆ°á»�ng xuyên hÆ¡n trong má»™t tổ chức hoặc bá»™ pháº*n. Xem chi tiết tại: www.gec.edu.vn
Hầu hết các vai trò nhân viên bán hÃ*ng sẽ liên quan đến má»™t số hoặc tất cả những Ä‘iá»�u sau đây
Â*Không chỉ các doanh nghiệp trong nÆ°á»›c mÃ* nhiá»�u doanh nghiệp liên doanh sẵn sÃ*ng Ä‘Æ°a ra chế Ä‘á»™ vÃ* mức lÆ°Æ¡ng tốt để tuyển dụng được những ThÆ° ký văn phòng chuyên nghiệp. Song song đó, có không Ã*t khoá Ä‘Ã*o tạo nghiệp vụ ThÆ° ký văn phòng, mở ra nhiá»�u cÆ¡ há»™i nghá»� nghiệp cho các bạn trẻ yêu thÃ*ch ngÃ*nh nghá»� nÃ*y. Tuy nhiên, để khởi đầu, quan trá»�ng nhất lÃ* các bạn trẻ cần chá»�n cho mình má»™t chÆ°Æ¡ng trình há»�c uy tÃ*n vÃ* chất lượng. Do công việc của ngÆ°á»�i thÆ° ký không Ä‘Æ¡n giản lÃ* những việc “ngồi bÃ*n giấyâ€�, nên các bạn trẻ muốn bÆ°á»›c vÃ*o ngÃ*nh nÃ*y cần phải lá»±a chá»�n má»™t chÆ°Æ¡ng trình Ä‘Ã*o tạo bÃ*i bản, bám sát nhu cầu của các doanh nghiệp vÃ* mang đến nhiá»�u cÆ¡ há»™i thá»±c hÃ*nh
Các dá»± án nhÆ° thu tháº*p thông tin qua Ä‘iện thoại, thÆ°, email


Mặc dù sẽ luôn có má»™t số tác vụ mÃ* bạn phải hoÃ*n thÃ*nh má»—i ngÃ*y, dá»± án quản lý sẽ giúp phá vỡ bất kỳ Ä‘Æ¡n Ä‘iệu vÃ* nên thêm má»™t số quan tâm đến công việc của bạn nhÆ° má»—i ngÆ°á»�i sẽ được khá khác nhau.

Nguồn: http://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-v...van-phong.html