Nghề thư ký văn phòng hiện đại
1. Thư ký ng*y nay.
Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, ng*y nay thư ký th*nh bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp v* môi trường hoạt động của công ty, trong các quan hệ với những người cùng cộng tác, với khách h*ng. Về mặt quan hệ cấp b*c cũng có sự thay đổi; quan hệ giữa chủ (hoặc giám đốc) v* thư ký có khuynh hướng mở ra ở không gian cấp b*c cao. Các công ty muốn giảm bớt chi ph*, nên thư ký không chỉ l*m việc với một mình chủ (hoặc giám đốc) m* còn với cả cấp lãnh đạo khác.
Một văn phòng thư ký có khi có nhiều người, hoạt động hỗ trợ nhau trên nhiều lĩnh vực. Các ông chủ ng*y nay còn phải tự khai thác những công văn giấy tờ gởi đến cho mình, tự quản lý máy t*nh của mình. Vì thế, người thư ký thường kiêm nhiệm vai trò tiếp xúc với khách h*ng, l*m cho cả mạng lưới hoạt động trong công ty sinh động hơn, giữ quan hệ tốt với những nhân viên khác. Như thế người thư ký ng*y nay *t dùng thì giờ hơn v*o các công việc có t*nh chất văn phòng thuần tuy. Người chủ doanh nghiệp thường tìm cho được người thư ký năng động trong các công việc ấy.
Thư ký có năng lực cũng thực sự sáng giá không khác những các nhân viên giỏi khác.
Trong môi trường l*m việc văn phòng hiện đại, phạm vi công việc của người thư ký (trợ lý) tại các doanh nghiệp không chỉ đơn thuần l* x* lý các công việc h*nh ch*nh như soạn thảo văn thư, thu xếp các buổi họp, các chuyến công tác của giám đốc m* còn ng*y c*ng được mở rộng hơn. Đứng ở h*u phương hỗ trợ cho chủ doanh nghiệp, thư ký đảm nh*n một số việc liên quan đến quản trị h*nh ch*nh nhân sự, kế toán, t*i ch*nh của doanh nghiệp.
2. Vai trò , trách nhiệm của thư ký
Thư ký cũng l* người phân phối thông tin v* truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ ph*n, do đó người thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với cấp trên, với cấp dưới, với khách h*ng v* khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó l* t*nh tình vui vẻ hòa nhã, khôi h*i đúng lúc trong giao tiếp, ứng x*.
Thư ký còn kiêm nhiệm một số công việc đối ngoại như thay mặt giám đốc giao tiếp, liên hệ với các đối tác, khách h*ng... Không quá khi nói rằng thư ký l* một trong những trợ thủ đắc lực nhất của chủ các doanh nghiệp v* l* “nhịp cầu” quan trọng trong mối quan hệ giữa giám đốc v* các th*nh viên trong công ty cũng như
Thông thường không phải người ta trở th*nh thư ký vì có khiếu hay thiên hướng l*m những công việc ấy, m* bởi vì họ lao v*o cuộc sống hoạt dộng t*ch cực v* có t*nh độc l*p. Hiện nay có khá nhiều thư ký l*nh nghề không trải qua đ*o tạo chuyên nghiệp ở trường lớp. Bằng cấp không nhất thiết l* một đòi hỏi trọng yếu, m* điều quan trọng đặc biệt để h*nh nghề thư ký l* khả năng phản xạ tốt v* suy xét nhạy bén.
Người l*m công tác thư ký đòi hỏi khả năng l*m việc độc l*p khá cao. Do v*y, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực, tạo được sự tin c*y, có ý thức trách nhiệm v* ho*n th*nh tốt công việc l* điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do v*y, khả năng nghe hiểu, viết, nói v* đọc gãy gọn cũng l* điều hết sức cần thiết.
Trong đ*m phán, người thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc n*y năng lực t*nh toán v* khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngo*i ra, ngoại hình cũng l* yếu tố cần được xem xét bởi thư ký (đặc biệt l* thư ký riêng) l* người thường xuất hiện bên cạnh nh* quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đ*m phán, ký kết hợp đồng.
3. Học nghiệp vụ thư ký
Hiện nay, không chỉ các doanh nghiệp trong nước m* nhiều doanh nghiệp liên doanh sẵn s*ng đưa ra chế độ v* mức lương tốt để tuyển dụng được những Thư ký văn phòng chuyên nghiệp. Một trong các phẩm chất không thể thiếu của người thư ký l* biết s* dụng th*nh thạo* một ngoại ngữ gắn với đầu óc sáng kiến v* năng khiếu tổ chức.
Song song đó, có không *t khoá đ*o tạo nghiệp vụ Thư ký văn phòng, mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp cho các bạn trẻ yêu th*ch ng*nh nghề n*y. Tuy nhiên, để khởi đầu, quan trọng nhất l* các bạn trẻ cần chọn cho mình một chương trình học uy t*n v* chất lượng. Do công việc của người thư ký không đơn giản l* những việc “ngồi b*n giấy”, nên các bạn trẻ muốn bước v*o ng*nh n*y cần phải lựa chọn một chương trình đ*o tạo b*i bản, bám sát nhu cầu của các doanh nghiệp v* mang đến nhiều cơ hội thực h*nh..Xem tham khảo tại: www.gec.edu.vn
Giám đốc l* người luôn b*n rộn, do v*y, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn t*i liệu, l*p biên bản ...), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên h*nh trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...) phải được người thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người thư ký phải thể hiện mình quản lý v* s* dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.
Do l* người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ m*t của doanh nghiệp nên thư ký phải l* người tin c*y đặc biệt l* thư ký giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián m* không ai khác ch*nh l* người thư ký. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực.
Thư ký giỏi thường cũng l* đối tượng m* cấp quản lý nhắm v*o để đề bạt khi cần đến. Do v*y, để sẵn s*ng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu v* đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, t*i ch*nh, lu*t kinh tế. Ngo*i ra, người thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được v* hiểu biết sâu sắc về tổ chức v* hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
Nguồn: http://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-v...van-phong.html
