Thư ký văn phòng chuyên nghiệp
1. Thư ký văn phòng
Thư ký có thể có một loạt các nhiệm vụ tùy thuộc v*o nơi l*m việc của họ, nhưng nhìn chung họ l* phụ trách giữ các văn phòng hoạt động trơn tru bằng cách thực hiện một kết hợp của các nhiệm vụ h*nh ch*nh v* quản lý ở mức độ thấp. Các chuyên gia thường trả lời điện thoại v* e-mail thư v* quản lý hệ thống nộp đơn; họ cũng có thể sắp xếp mail, tổ chức các cuộc họp, phối hợp truyền thông giữa các văn phòng. Trong hầu hết các trường hợp, tác phẩm được coi l* "cấp nh*p cảnh," có nghĩa l* không có kỹ năng đặc biệt hoặc trình độ giáo dục l* cần thiết cho sự th*nh công. Chỉ cần như v*y, thường có chỗ cho sự tiến bộ. Những người có rất nhiều kinh nghiệm tiềm năng hoặc thường xuyên tìm thấy ch*nh mình trong các hoạt động cho công việc ng*y c*ng có uy t*n với mức lương cao hơn v* cao hơn.
Trợ lý h*nh ch*nh, thư ký trợ lý cá nhân v* công việc thường được bao gồm trong ô n*y. Tất cả các vị tr* n*y l* h*nh ch*nh v* tất cả thường t*p trung v*o công việc giấy tờ v* quản lý t*i liệu điện t*. Một trong những trường hợp ngoại lệ duy nhất l* cấp ch*nh phủ hoặc ch*nh thức khác "thư ký", như Bộ trưởng Quốc phòng hoặc Bộ trưởng T*i ch*nh. Mặc dù những tiêu đề n*y có thể đề nghị một chức năng ho*n to*n ở mức độ thấp, viên chức trong các vai trò nói chung l* thứ hạng khá cao v* thường l*m *t hoặc không có công việc h*nh ch*nh hoặc văn phòng của mình.
Một thư ký l* một th*nh viên của đội ngũ nhân viên trong các cơ sở chăm sóc sức khỏe như bệnh viện v* văn phòng bác sĩ người thực hiện chức năng quản lý v* hỗ trợ. Ngo*i việc có kỹ năng h*nh ch*nh, thư ký y tế cần phải có kiến thức về các thu*t ngữ y học, ngôn ngữ chung của ng*nh y tế v* l*m quen với các thủ tục y tế khác nhau v* thực tiễn kinh doanh. Điều n*y l* do t*nh độc đáo của các môi trường cơ sở y tế công việc.
2. Nhiệm vụ v* vị tr* của người thư ký văn phòng
Muốn tìm hiểu khái niệm về thư ký văn phòng, chúng ta cần phải xuất phát từ thư ký văn phòng.
Ở góc độ thứ nhất, thư kýl* người được giao l*m các công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thư t*n v* thủ tục h*nh ch*nh ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức.
ở góc độ thứ hai, thư ký l* người được giao việc ghi chép hoặc soạn thảo những van bản, giấy tờ quan trọng trong một cuộc họp hay hội nghị .
ở góc độ thứ ba: thư ký l* người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều h*nh công việc h*ng ng*y của một số tổ chức v* đo*n thể
ở góc độ thứ tư: thư ký l* người giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất của một cơ quan hoặc một nhân v*t cao cáp n*o đó trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp v* chuẩn bị nội dung công việc h*ng ng*y (thư ký riêng).
Còn về thư ký văn phòng, có thể hiểu theo các cách sau:
- Theo nghĩa rộng: thư ký văn phòng dùng để chỉ tất cả những cán bộ, công chức l*m việc trong các văn phòng (hoặc Phòng H*nh ch*nh) của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (tức l* coi* cả văn phòng l* một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan).
- Theo nghĩa hẹp: thư ký* giúp việc riêng cho một cấp lãnh đạo về công tác h*nh ch*nh văn phòng
3. Công việc ch*nh của thư ký
Thư ký văn phòng l* những người được giao đảm nh*n một phần hoặc to*n bộ* các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ, t*i liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp v* tổ chức, sắp xếp công việc h*ng ng*y nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp”.
V*o một ng*y điển hình, cơ sở y tế đang b*n rộn tham dự v*o rất nhiều bệnh nhân tìm kiếm dịch vụ của họ. B* thư đóng một vai trò quan trọng của nh*n bệnh nhân, giúp họ bằng cách điền v*o các mẫu đơn, bảo dưỡng v* phục hồi các t*p tin y tế, sao chép v* đánh máy các báo cáo y tế. Nói chung, họ tổ chức một lượng lớn dữ liệu m* các cơ sở tạo ra mỗi ng*y.
Một thư ký y tế thực hiện một loạt các nhiệm vụ, giúp sắp xếp hợp lý hoạt động của một h*nh nghề y, bệnh viện vv L* một trong những người đầu tiên m* bệnh nhân tương tác với khi họ đến hoặc gọi cho cơ sở, thư ký y tế tạo th*nh một liên kết quan trọng giữa bệnh nhân v* bác sĩ . Thông thường, k*ch thước của cơ sở xác định cấu trúc của hệ thống phân cấp v* các nhiệm vụ cụ thể được giao cho thư ký. Trong một phòng khám tư nhân nhỏ hơn v* dụ, thư ký có thể báo cáo trực tiếp với bác sĩ. Cơ sở lớn hơn, mặt khác, có thể có một cấu trúc của hệ thống phân cấp, trong đó các thư ký báo cáo với người đứng đầu của bộ ph*n v* có thể chuyên về một chức năng cụ thể.
Thư ký trường học l* một người quan trọng để biết ở trường của con quý vị. Anh ta hoặc cô ấy sẽ chăm sóc của các chi tiết h*nh ch*nh, lịch trình các cuộc hẹn v* x* lý thông tin trường học. Thư ký trường l* nh*n thức về những gì đang xảy ra tại trường trên cơ sở ng*y-to-ng*y. Điều n*y l*m cho anh ta hoặc cô ấy một nguồn thông tin tuyệt vời cho các b*c cha mẹ.Xem tham khảo tại: www.gec.edu.vn
Thư ký trường l* người bạn sẽ gọi về những thứ như đăng ký, lịch trình xe buýt, ăn trưa trường học, các chương trình sau giờ học v* yêu cầu tiêm chủng. Bạn nên gọi cho thư ký trường khi con quý vị sẽ vắng mặt, trừ khi trường có một thiết bị ghi âm điện thoại cho mục đ*ch n*y. Tại một số trường bạn sẽ liên hệ với thư ký để thiết l*p các cuộc hẹn để nói chuyện với hiệu trưởng hoặc giáo viên của con bạn.
Một trường tiểu học thường có chỉ l* một thư ký trường người rất tốt có thể l*m tất cả mọi thứ từ cha mẹ gọi về một đứa trẻ bị bệnh để đăng thông báo trong một cuộc họp trường. Trường trung học lớn v* các trường trung học, mặt khác, có thể có một số thư ký, trợ lý h*nh ch*nh, với các khu vực khác nhau của trách nhiệm. Trong trường hợp n*y, cố gắng để được như cụ thể c*ng tốt về người m* bạn muốn nói chuyện với hoặc mối quan tâm bạn muốn giải quyết.
Hãy nhớ rằng thư ký trường thường l* b*n rộn nhất ở đầu v* cuối mỗi ng*y v* ở đầu v* cuối mỗi năm học. Gọi v*o những thời điểm *t b*n rộn có thể sẽ giúp bạn có được một phản ứng hữu *ch hơn.
Nguồn: http://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-v...van-phong.html
