Tìm hiểu về nghề thư ký văn phòng
1. Thư ký l* gì ?
Thư ký l* một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều h*nh trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ h*nh ch*nh, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi l* thư lại (thu*t ngữ cổ). Ng*y nay chức năng, nhiệm vụ v* công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở th*nh một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại
2. Phầm chất cần cho một thư ký
Một trong các phẩm chất quan trọng của người thư ký ng*y nay l* biết s* dụng th*nh thạo một hoặc nhiều ngoại ngữ để tăng khả năng giao tiếp, tuyền đạt, tiếp nh*n thông tin do bối cảnh to*n cầu hóa. Bên cạnh đó yếu tố ngoại hình v* gia đình (độc thân) cũng quan trọng nhất l* đối với các nữ thư ký. Trong văn hóa bình dân thì người thư ký thường được hình dung l* một nữ thư ký có ngoại hình v* thường có nhiều lời đồn thổi về những mối quan hệ "không phù hợp" với "sếp"
Với các công việc nêu trên, đòi hỏi người thư ký ng*y nay phải phát huy t*nh chủ động, năng lực sáng tạo v* phải biết s* dụng thông thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi t*nh, máy fax, máy photocopy, máy ghi âm, v.v… để x* lý thông tin kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
2. Các công việc của người thư ký gồm:
Công tác văn thư
Gởi v* nh*n các văn bản hoặc các thông tin bằng thư t*n, email, máy fax
Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản
Tổ chức lưu tr* văn bản.
Điện thoại giao dịch công việc cho ngừơi quản lý
Đón tiếp khách
Tổ chức các buổi hẹn gặp
Tổ chức cho chuyến đi công tác
X* lý công việc khi lãnh đạo đi vắng
S* dụng máy vi t*nh th*nh thạo
Tra tìm t*i liệu.
Mở sổ nh*t ký công tác
L*p lịch công tác cá nhân
L*p lịch công tác cho người phụ trách
L*p lịch hoạt động công ty trong tuần
L*p bảng công tác
Tổ chức hội nghị
Để l*m tốt công việc n*y đòi hỏi người thư ký phải có một óc tổ chức, khả năng l*m việc cao. Tham gia thêm các khóa học nghiệp vụ thư ký để nâng cao kinh nghiệm thực tiễn của mình tại website: gec.edu.vn. Những buổi họp nội bộ rất cần thiết để hiểu được quan điểm chung v* sự đóng góp của mỗi th*nh viên, nhằm đánh giá được những cái ưu tiên v* những công việc có kỳ hạn. Dựa v*o đó sẽ đề ra một thời khoá biểu th*ch hợp nhằm cung cấp đầy đủ các dịch vụ cho mỗi người có hiệu quả v* được h*i lòng.
Nguồn: http://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-v...van-phong.html
