1. Thư ký l* gì?

Thư ký l* một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều h*nh trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ h*nh ch*nh, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi l* thư lại (thu*t ngữ cổ). Ng*y nay chức năng, nhiệm vụ v* công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở th*nh một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.
Một trong các phẩm chất không thể thiếu của thư ký l* biết s* dụng th*nh thạo một ngoại ngữ gắn với đầu óc sáng kiến v* năng khiếu tổ chức. Sẽ “đắt giá” hơn nếu các thư ký chưa có gia đình v* ở gần cơ quan l*m việc. Thông minh v* lịch thiệp đương nhiên cũng l* những yếu tố rất cần thiết.
Do ch*nh sự quá gần gũi với giám đốc nên các thư ký phải th*t cẩn trọng trong từng h*nh động của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng l* “sếp thứ hai” trong công ty. Còn đối với khách h*ng, khó khăn cũng không kém phần chút n*o. Nếu thư ký không nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, khách h*ng sẽ cảm thấy thư ký l* một r*o cản quá lớn giữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nản v* thất vọng của khách h*ng sẽ phát sinh từ đó. Laura Hane, một nữ thư ký gi*u kinh nghiệm của giám đốc điều h*nh t*p đo*n Vodaphone, nói: “Dù vô tình hay cố ý nhưng nhiều khi những người thư ký sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình. Quan hệ với giám đốc l* một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn phải ân cần, chú đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giám đốc cũng l* con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao r*ng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp”.
2. Công việc của thư ký

Thư ký còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn v* bố tr* thời gian buổi gặp cho giám đốc.Với sự xuất hiện của máy t*nh v* các phần mềm văn phòng từ những năm 80, việc đánh máy từ chỗ chiếm 60% khối lượng công việc của các thư ký nay chỉ còn 20%. Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư ký trở th*nh bộ mặt không thể thiếu giữa giám đốc với các nhân trong công ty, với đối tác kinh doanh v* với khách h*ng. Các giám đốc ng*y nay cũng luôn chú trọng tìm cho được những người năng động trong các công việc thư ký, v* họ thực sự sáng giá không khác những cán bộ chủ chốt khác.
Quả th*t, trong công việc h*ng ng*y, các thư ký sẽ không thoát khỏi những lúc các sếp muốn tìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn. Lúc n*y giám đốc thực sự l* một người bạn chứ không phải l* sếp nữa. Một thư ký giỏi sẽ biết trân trọng sự chia sẻ v* tình cảm của giám đốc. Đặc biệt các thư ký tuyệt đối đừng mắc phải sai lầm lớn nhất đó l* để t*nh tò mò ảnh hưởng tới công việc, đi quá sâu v*o đời tư của giám đốc. Laura nói: “H*ng ng*y, tôi được nghe vô số chuyện từ giám đốc nhưng tôi đều bỏ ngo*i tai mọi chuyện v* cố gắng giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay cả trong lúc qua vui với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình l* người được sếp tin c*y”. Xem tại website: gec.edu.vn
3. Kỹ năng cần cho ng*nh thư ký
Với các công việc nêu trên, đòi hỏi người thư ký ng*y nay phải phát huy t*nh chủ động, năng lực sáng tạo v* phải biết s* dụng thông thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi t*nh, máy fax, máy photocopy, máy ghi âm, v.v… để x* lý thông tin kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Người thư ký trong văn phòng hiện đại ng*y nay phải có khả năng phục vụ được nhiều người phụ trách ngang cấp v* phải đảm bảo được kết của những người phụ trách. Người thư ký có thể gặp một số khó khăn sau:
Khi các lãnh đạo l*m việc trong cùng một thời gian họ sẽ đua nhau t*n dụng thời gian của người thư ký
Người thư ký có thể gặp khó khăn khi quyết định d*nh ưu tiên cho ai
Công việc có thể gây ra mâu thuẩn giữa các người phụ trách
Để l*m tốt công việc n*y đòi hỏi người thư ký phải có một óc tổ chức, khả năng l*m việc cao. Những buổi họp nội bộ rất cần thiết để hiểu được quan điểm chung v* sự đóng góp của mỗi th*nh viên, nhằm đánh giá được những cái ưu tiên v* những công việc có kỳ hạn. Dựa v*o đó sẽ đề ra một thời khoá biểu th*ch hợp nhằm cung cấp đầy đủ các dịch vụ cho mỗi người có hiệu quả v* được h*i lòng.

Nguồn: http://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-v...van-phong.html